Een goed debiteurenbeheer,

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer omvat alle activiteiten die u onderneemt om ervoor te zorgen dat uw klanten hun openstaande facturen tijdig betalen. Dit proces begint al voordat u een overeenkomst aangaat met een klant en eindigt pas wanneer de betaling is ontvangen. Het omvat taken zoals het versturen van herinneringen, het bellen van klanten met openstaande facturen en het afhandelen van betalingsregelingen.

De alarmbellen moeten gaan rinkelen als u meerdere vragen hieronder met 'ja' moet beantwoorden:

• Is de betalingstermijn van uw factuur al lang verstreken?
• Is uw debiteur al meermaals om betaling verzocht?
• Verzint uw debiteur vage smoezen om betalingsuitstel te creëren?
• Of reageert uw debiteur in het geheel niet meer?
• Zijn andere schuldeisers al tot incasso of beslaglegging overgegaan?
• Vermoedt u een mogelijk faillissement van uw debiteur?

Hebt u éen of meerdere vragen met 'ja' beantwoord? Dan loopt u het risico achter het net te vissen. Schakel vandaag nog met Wolderwijd Juristen én zorg voor een goede sommatie waar uw schuldenaar wél van onder de indruk is. Dit alles om een rechtsgang te voorkomen. Mocht een rechtsgang echter toch noodzakelijk zijn, dan staan wij u bij in raad en daad.

Reden genoeg dus om direct orde op zaken te stellen met goed debiteurenbeheer.

Waarom is goed debiteurenbeheer belangrijk?

Goed debiteurenbeheer is essentieel om de liquiditeit van uw onderneming te waarborgen. Wanneer facturen te lang openstaan, heeft u minder geld beschikbaar om leveranciers te betalen, personeel te belonen of investeringen te doen. Veel facturen in Nederland worden te laat betaald, wat het belang van een professionele aanpak benadrukt. Een slechte cashflow kan leiden tot financiële problemen en in extreme gevallen zelfs tot faillissement. Door proactief te zijn in uw debiteurenbeheer, voorkomt u escalaties en juridische procedures, terwijl u de relatie met uw klanten behoudt.

Hoe voert u goed debiteurenbeheer uit?

Effectief debiteurenbeheer vereist een gestructureerde aanpak. Hieronder volgt een stappenplan dat u kunt volgen om uw debiteurenbeheer te optimaliseren:

1. Klanten screenen: Controleer voordat u zaken doet met een nieuwe klant hun kredietwaardigheid en betaalgewoonten. Dit kan door middel van kredietrapporten of via de Kamer van Koophandel.
2. Duidelijke afspraken: Zorg ervoor dat betalingsvoorwaarden en leveringsvoorwaarden schriftelijk zijn vastgelegd, met een maximale betalingstermijn van 30 dagen volgens de wet.
3. Tijdige en correcte facturering: Verstuur facturen direct na levering van goederen of diensten en zorg ervoor dat ze volledig en nauwkeurig zijn.
4. Betalingen monitoren: Houd regelmatig bij welke facturen over de betaaldatum zijn en onderneem actie bij vertragingen.
5. Herinneringsproces: Stel een gestructureerd proces op voor het versturen van herinneringen. Stuur een eerste herinnering na verloop van de betaaltermijn, volg op met een telefoontje na 7 dagen, en indien nodig, stuur een tweede herinnering of een eigen incassobrief na 14 dagen. Deze brieven verstuurt u zelf om de klantrelatie te behouden.
6. Betalingsregelingen: Als een klant betalingsproblemen heeft, probeer dan een schriftelijke betalingsregeling te treffen.
7. Juridische stappen: Alleen als laatste redmiddel, schakel een jurist in on de klant te sommeren tot betaling.

Voorbeelden van goed debiteurenbeheer

Hier zijn twee praktische voorbeelden van hoe debiteurenbeheer in de praktijk werkt:

• De chronische laatbetaler: Stel, u hebt een klant die regelmatig facturen te laat betaalt. Door het herinneringsproces zelf strak te volgen – een vriendelijke e-mail na de betaaltermijn, een telefoontje na 7 dagen, en een aangetekende brief na 14 dagen – kunt u de betaling vaak alsnog binnenhalen zonder de klantrelatie onnodig te beschadigen.
• De klant in financiële nood: Als een klant aangeeft in financiële problemen te zitten, kunt u een betalingsregeling voorstellen, bijvoorbeeld gespreide betalingen over drie maanden. Dit helpt om een deel van het geld te ontvangen en behoudt de klantrelatie, terwijl juridische stappen worden vermeden.

Belangrijke termijnen en deadlines

Om debiteurenbeheer effectief te maken, zijn duidelijke termijnen essentieel. Hier is een overzicht van de belangrijkste deadlines:

Extra tips voor succes

Naast het stappenplan zijn er aanvullende manieren om uw debiteurenbeheer te verbeteren:

• Automatiseer uw processen: Gebruik software om openstaande facturen te volgen en herinneringen automatisch te versturen.
• Wees proactief: Neem contact op met klanten voordat de factuur vervalt om te bevestigen dat alles in orde is.
• Overweeg factoring: Als cashflow een probleem is, kunt u facturen verkopen aan een factoringmaatschappij voor directe betaling.

Conclusie

Goed debiteurenbeheer is geen luxe, maar een noodzaak voor elk bedrijf dat financieel gezond wil blijven. Door een gestructureerde aanpak te volgen en proactief te communiceren met uw klanten, kunt u ervoor zorgen dat facturen op tijd worden betaald en uw cashflow stabiel blijft. Door zelf incassobrieven te versturen, behoudt u controle over het proces en de klantrelatie. Met de juiste tools en een consistente aanpak kunt u financiële risico’s beperken, uw professionaliteit tonen en klantrelaties versterken.