Zelf incassobrieven sturen

Wist u dat u als ondernemer zelf incassobrieven kunt versturen wanneer een klant niet tijdig betaalt. Dit stelt u in staat om openstaande facturen effectief te innen, incassokosten in rekening te brengen en de relatie met uw klant intact te houden. Hieronder leggen wij uit hoe u dit proces zelf beheert, welke termijnen u dient te hanteren en wanneer u een jurist van Wolderwijd Juristen inschakelt voor eventuele verdere ondersteuning.

Waarom zelf incassobrieven sturen?

Het zelf versturen van incassobrieven is een professionele en kosteneffectieve manier om betalingsachterstanden aan te pakken. Door zelf de regie te houden, behoudt u controle over de communicatie met uw klant en voorkomt u dat standaardbrieven de relatie schaden. Bovendien kunt u incassokosten in rekening brengen, die de klant wettelijk verplicht is te betalen indien u de juiste procedure volgt.

Wettelijke vereisten

Volgens de Wet Incassokosten dient u de consument eerst een schriftelijke aanmaning te sturen met een betalingstermijn van ten minste 14 dagen na ontvangst van de brief. In deze aanmaning vermeldt u duidelijk:

Het openstaande bedrag.
De incassokosten die in rekening worden gebracht indien niet binnen 14 dagen wordt betaald.
Een duidelijke betalingstermijn en betaalinstructies.

De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd en afhankelijk van het openstaande bedrag, met een minimum van €40. Enkele voorbeelden:

Voor een factuur tot €267: 15% van het bedrag, minimaal €40.
Voor een factuur tussen €267 en €5.000: €40 + 10% over het bedrag boven €267.

Voorbeeld van een incassobrief

Aanmaning
Betreft: Openstaande factuur nr. 2025-123

Geachte heer/mevrouw,

Uit onze administratie blijkt dat factuur nr. 2025-123 ter waarde van €500,- met vervaldatum 1 april 2025 nog niet is voldaan. Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief, uiterlijk 2 mei 2025, te voldoen op rekeningnummer NL12ABNA1234567890 ten name van [Uw Bedrijfsnaam].

Indien wij geen betaling ontvangen binnen deze termijn, zijn wij genoodzaakt incassokosten ter hoogte van €75,- in rekening te brengen en verdere juridische stappen te overwegen.

Met vriendelijke groet,
[Uw Naam]
[Uw Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]

Wat als de klant niet betaalt?

Indien de klant na de aanmaning niet betaalt, kunt u een tweede herinnering versturen. Mocht dit geen resultaat opleveren, dan raden wij aan een jurist van Wolderwijd Juristen in te schakelen. Onze ervaren juristen kunnen u ondersteunen bij het opstarten van juridische procedures om uw vordering te innen, terwijl de relatie met uw klant zo min mogelijk wordt belast. De jurist stuurt geen standaard incassobriefjes (die heeft u zelf al gestuurd) maar een juridische sommatie.

Praktische tips

Verstuur de aanmaning per post en eventueel per e-mail voor bewijs van verzending.
Houd een gedetailleerde administratie bij van alle communicatie met de klant.
Gebruik een formele, doch vriendelijke toon om de klantrelatie te behouden.

Conclusie

Zelf incassobrieven sturen is een efficiënte manier om openstaande facturen te innen en incassokosten te verhalen, terwijl u de relatie met uw klant zorgvuldig onderhoudt. Door de wettelijke richtlijnen en termijnen te volgen, kunt u dit proces zelfstandig beheren. Mocht u er niet uitkomen, dan staan de juristen van Wolderwijd Juristen klaar om u te ondersteunen met professioneel juridisch advies.

Voor vragen over juridische ondersteuning en sommaties kunt u contact met ons opnemen via onze website.